Máy photocopy và máy in từ lâu đã trở thành thành phần tiêu chuẩn của hầu hết các nơi làm việc. Mặc dù trước đây họ chỉ cung cấp bản in ra và bản sao tiêu chuẩn, nhưng máy móc ngày nay tinh vi hơn nhiều, có thể thực hiện nhiều chức năng như photocopy, in màu/trắng đen, scan tài liệu, gửi fax, gửi mail… Đây là công cụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp, vì hầu như văn phòng có thể thiếu bất cứ thiết bị gì, riêng máy photocopy là một trong những thứ không thể thiếu. Nếu bạn đang chuẩn bị mua máy photocopy, bài viết dưới đây được tổng hợp từ Thiên Phú Copier – Nhà bán lẻ máy phoocopy hàng đầu hiện nay sẽ đưa ra những lưu ý đến bạn.
Những yếu tố cơ bản bạn cần biết khi mua máy
Khối lượng in
Số lượng tờ bạn phải photocopy thường xuyên giúp bạn xác định kích thước và chức năng bạn cần trong máy photocopy. Việc ước tính số trang trung bình hàng tháng cho phép bạn tìm mua máy photocopy có thể xử lý khối lượng mà không cần thay mực in thường xuyên.
Nếu bạn thuê máy photocopy cho văn phòng, bạn có thể bị giới hạn số trang in trên máy photocopy mỗi tháng. Nếu bạn đã sở hữu một máy photocopy riêng, hãy ghi lại số trang được in mỗi tuần bằng cách sử dụng đồng hồ của máy sao chép để ước tính khối lượng của bạn.
Quản lý giấy in
Loại giấy dùng để in hay photocopy cũng ảnh hưởng đến việc chọn mua máy photocopy của bạn. Một máy photocopy cơ bản có thể không xử lý được các khổ giấy lớn như A0 chẳng hạn.
Do đó, bạn nên xem xét tần suất bạn cần in các trang lớn hơn để xác định xem khả năng này có cần thiết cho doanh nghiệp của bạn hay không. Số lượng trang mà máy có thể sao chép mỗi phút, viết tắt là CPM, là một vấn đề nếu bạn cần in số lượng lớn rất nhanh. Các máy photocopy cao cấp hơn cũng bao gồm tùy chọn in trên cả hai mặt, đối chiếu các trang, thay đổi tỷ lệ in và ghim các trang với nhau.
Hiệu suất điện năng
Chọn một máy photocopy tiết kiệm điện năng có nhãn ENERGY STAR giúp bạn tiết kiệm tiền cho các hóa đơn điện nước trong khi giảm tác hại đến môi trường do tiêu thụ nhiều năng lượng. Máy cũng mát hơn khi hoạt động, vì vậy bạn tránh được sự gia tăng nhiệt độ văn phòng trong quá trình sử dụng thường xuyên.
Tính năng scan
Máy photocopy kỹ thuật số được kết nối mạng hoặc MFD (thiết bị đa chức năng) thường là nền tảng lý tưởng để sử dụng như một máy scan phong phú về tính năng.
Với sự ra đời của giao diện màn hình cảm ứng màu trên nhiều thiết bị và phần cứng xử lý nội bộ để cạnh tranh với hầu hết các máy tính để bàn, hầu hết các thiết bị tài liệu kỹ thuật số hiện có thể scan trực tiếp vào máy tính để bàn, email hoặc thậm chí trực tiếp vào các ứng dụng kinh doanh chính như Sage, Goldmine và nhiều hơn.
Khi xem xét các thiết bị MFD, hãy xem xét cách bạn có thể muốn sử dụng các tính năng scan của máy và những hiệu quả nó đem lại.
Tốc độ photocopy
Thống kê chính này cho bạn biết thiết bị sẽ tạo ra các bản sao và bản in với tốc độ nào. Được thể hiện dưới dạng số hoặc số trang mỗi phút, đây thường là yêu cầu đầu tiên được cân nhắc khi mua máy photocopy kỹ thuật số mới hoặc thiết bị đa chức năng.
Tốc độ sao chép cũng tương quan với khối lượng sao chép (xem số hai) với các thiết bị nhanh hơn thường có khối lượng sao chép lớn hơn. Một thiết bị nhóm làm việc điển hình được thiết kế để chia sẻ giữa 3 đến 10 người thường sẽ có tốc độ in / sao chép là 25-45 trang / phút (ppm), đặt thiết bị vào loại tập trung.
Các tính năng khác đi kèm
Các thiết bị đa chức năng, máy in, máy quét và máy photocopy hiện đại cung cấp một loạt các tính năng vượt trội và vượt trội so với bộ tính năng tiêu chuẩn.
Với hầu hết các máy photocopy hiện đại bao gồm một số dạng nền tảng lập trình mã nguồn mở được nhúng trong màn hình cảm ứng rất hữu dụng, các nhà phát triển phần mềm đã tạo ra một loạt các ứng dụng ” Bolt-on, phần mềm là phần mềm có thể dễ dàng gắn vào một dự án” được thiết kế đặc biệt để nâng cao trải nghiệm in, sao chụp và quét của bạn. Do đó, nếu doanh nghiệp bạn có nhiều nhu cầu khác nhau, hãy lựa chọn dòng máy đa chức năng.
Các dịch vụ hỗ trợ sau mua máy photocopy
Khi mua máy photocopy, điều quan trọng là bạn phải xem xét điều gì sẽ xảy ra nếu thiết bị phát sinh lỗi. Máy photocopy, máy in và phần cứng tài liệu kỹ thuật số hiện đại khác có một số lượng lớn các bộ phận cơ khí bên trong và như vậy gần như chắc chắn sẽ bị một số dạng hỏng hóc cơ học vào một số thời điểm.
Khi chọn một nhà cung cấp, bạn nên hiểu rõ họ có sẵn những lựa chọn hỗ trợ sau bán hàng nào, với mức giá bao nhiêu và liệu họ có tự bảo trì thiết bị hay thông qua bên thứ ba hay không.
Tuổi thọ
Hầu hết các máy photocopy có tuổi thọ trung bình từ ba đến năm năm. Con số này thường gây ngạc nhiên cho các chủ doanh nghiệp, những người mong đợi máy photocopy sẽ tồn tại lâu hơn nữa.
Nếu máy photocopy của bạn đang khiến bạn gặp sự cố, hãy cân nhắc đến việc mua máy mới hoặc dùng đến dịch vụ cho thuê máy photocopy. Nếu đã từ ba đến năm năm, rất có thể máy photocopy đã thực sự hết giá trị sử dụng. Việc trì hoãn thay thế sẽ chỉ khiến bạn mất năng suất vào thời điểm này.
Những thương hiệu máy photocopy được ưa chuộng nhất
Canon
Canon là thương hiệu máy photocopy hàng đầu đến từ Nhật Bản và cũng vô cùng quen thuộc với các doanh nghiệp và người dùng Việt Nam.
Với máy in của Canon, bạn được đảm bảo rằng nhãn hiệu của nó được chú ý đến từng chi tiết, với một số độ phân giải in cao nhất xung quanh. Mặc dù máy in của họ phù hợp với bất kỳ loại hình kinh doanh nào, nhưng chúng phù hợp nhất với các công ty sáng tạo yêu cầu in nhiều màu sắc.
Konica Minolta
Có xuất xứ cũng từ Nhật Bản, Konica Minolta được thành lập vào đầu thế kỷ 20 và đã trở nên được đánh giá cao trên toàn thị trường Việt Nam cũng như các thị trường quốc tế khác.
Điều khiến những chiếc máy in này trở nên khác biệt với phần còn lại là nền tảng hoạt động riêng của công ty, Bizhub. Điều này có nghĩa là người dùng không phải học một công nghệ hoàn toàn mới khi nâng cấp hoặc thay đổi kiểu máy photocopy.
Ricoh
Ricoh là thương hiệu bạn có thể dễ dàng tìm mụa tại bất cứ cửa hàng bán máy photocopy nào tại Việt Nam. Với một loạt các sản phẩm, từ máy in văn phòng tất cả trong một đến máy sản xuất công suất cao và máy in 3D, bạn có thể nhận được các giải pháp máy photocopy phù hợp để hỗ trợ mục tiêu kinh doanh lớn của mình.
Máy Ricoh nổi bật ở công suất khổng lồ và tốc độ in ấn tượng, do đó nó được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp, tập đoàn có quy mô lớn. Nổi bật nhất chính là chiếc Ricoh Pro C5100S. Máy photo này được chế tạo đặc biệt cho môi trường in ấn sản lượng cao, cung cấp các bản in chất lượng cao ở tốc độ 80 trang / phút.
Sharp
Sharp bắt đầu sản xuất máy photocopy vào năm 1972 và nó đã không nhìn lại quá khứ. Ngày nay, nó là một trong những tên tuổi được công nhận nhất trong ngành, sản xuất nhiều loại máy photocopy phù hợp với mọi loại hình kinh doanh.
Trái ngược với Ricoh phù hợp với các doanh nghiệp lớn, Sharp lại thường cho ra đời các dòng máy phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, nó cũng phục vụ tốt cho các tập đoàn lớn nếu bạn chọn các dòng đặc thù cao cấp.
Xerox
Hiện đang đứng thứ 347 trong danh sách Fortune 500 và hiện đang phục vụ hơn 160 quốc gia, Xerox là một sự lựa chọn ấn tượng cho các giải pháp in ấn hay photocopy. Nó cung cấp một loạt các máy in laser tất cả trong một tuyệt vời, tất cả đều đi kèm với các công cụ bảo mật tiên tiến, giao diện dễ sử dụng, kết nối Wi-Fi và các tính năng kiểm soát chi phí.
Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích khi bạn lựa chọn mua máy photocopy nhé!
Xem thêm: Top 7 dòng máy photocopy cho trường học
